HỌP TRỰC TUYẾN

     Trong thời đại 4.0 ngày nay, việc họp trực tuyến đối với chúng ta có lẽ đã quá quen thuộc, không những vậy mà hình thức họp trực tuyến đang trở nên phổ biến và phát triển vô cùng mạnh mẽ. Các ứng dung họp trực tuyến cũng trở nên phong phú và đa dạng hơn, đáp ứng nhu cầu hội họp mọi lúc mọi nơi.

     Họp trực tuyến là gì?
     Họp trực tuyến là hình thức họp thông qua thiết bị máy tính – PC, SmartPhone, Máy tính bảng, thiết bị chuyên dụng hay điện thoại VoiIP trong đó có kết nối wifi hoặc mạng internet bằng cách sử dụng phần mềm như: Skype, Zoom Meeting, Google Meet hay các phần mềm hỗ trợ khác trên thị trường.

Cuộc họp trực tuyến thể tiến hành bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào (ảnh minh họa)

     Lợi ích của họp trực tuyến:

     1. Tiết kiệm thời gian

     Việc họp trực tuyến chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet để kết nối truyền tải âm thanh, hình ảnh, dữ liệu. Do đó người dùng có thể tiến hành cuộc họp bất cứ thời gian nào.

     2. Xóa bỏ khoảng cách địa lý

     Một trong những lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến là khả năng kết nối cùng một lúc với nhiều người, ở nhiều địa điểm khác nhau. Cuộc họp có thể diễn ra có thể diễn ra cực kỳ nhanh chóng chỉ với các thao tác trên ứng dụng.
Các tính năng chia sẻ màn hình, trình chiếu slide, gọi video, âm thanh, chia sẻ tài liệu,… sẽ giúp truyền tải thông tin cụ thể, rõ àng cho dù người tham gia cuộc họp ở bất cứ đâu có kết nối internet.

     3.Tiết kiệm chi phí tổ chức và di chuyển

     Với lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến, việc tổ chức cuộc họp sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều cho doanh nghiệp, cá nhân. Để tham gia cuộc họp, người dùng chỉ cần một thiết bị đã cài đặt ứng dụng và có kết nối internet.

     4. Thông tin cuộc họp được bảo mật an toàn

     Mức độ bảo mật, an toàn thông tin được thể hiện ở thống máy chủ, các sever, đường truyền, ứng dụng bảo mật. Người tổ chức có thể cài đặt mật khẩu cho cuộc họp, chia sẻ link, mời người tham gia. Khi đó, các mối lo ngại về rò rỉ thông tin cuộc họp sẽ được giải quyết.
     Các cuộc họp quan trọng về chiến lược phát triển, ký kết hợp đồng,… sẽ được giữ kín, bảo mật tuyệt đối. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thuận lợi triển khai kế hoạch và phát triển vượt bậc.

     5. Chia sẻ thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu suất

     Các tính năng khởi tạo cuộc họp, chia sẻ tài liệu, thông tin dữ liệu, thời gian diễn ra,… cho người dùng trong phòng họp hỗ trợ việc truyền tin nhanh chóng giữa các nhân viên, bộ phận.
Các loại file có thể tải lên ứng dụng và chia sẻ đa dạng như file Microsof Word, PDF, PowerPoint, ảnh,… Các tệp dữ liệu được lưu trữ trong các mục, file giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm sử dụng, nâng cao hiệu suất làm việc.
Người điều hành sẽ không phải lo lắng về chất lượng chữ in, lỗi in cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian chuyển phát tài liệu,… Hơn nữa, tài liệu họp được gửi nhanh chóng qua email, tin nhắn,… để người tham gia nghiên cứu trước.

     6. Lưu trữ cuộc họp để sử dụng khi cần

     Tính năng record của ứng dụng họp trực tuyến là một chức năng hỗ trợ ghi lại video, âm thanh và lưu trữ cuộc họp. Thời gian ghi và lưu trữ có thể tùy thuộc theo cài đặt người tổ chức cuộc họp, rất tiện dụng cho việc lưu trữ lại cuộc họp khi cần thiết. Nhờ đó mà người dùng có thể dễ dàng xem lại bản ghi sau khi cuộc họp kết thúc.

     7. Dễ dàng quản lý, giám sát nhân viên

     Bên cạnh đó, lợi ích ứng dụng họp trực tuyến đem đến nhiều ứng dụng trong thực tế như các tính năng giám sát, công cụ báo cáo, cài đặt lịch hẹn, theo dõi thành viên tham gia cuộc họp. Đây là những tính năng giúp người quản lý, người tổ chức cuộc họp dễ dàng trao đổi, giám sát, nắm bắt tiến trình hoạt động của nhân viên.
Nhờ đó, dù nhân viên tham gia cuộc họp ở bất kỳ địa điểm nào người điều phối cũng có thể dễ dàng khắc phục khoảng cách về địa lý và đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.

     8. Dễ dàng sử dụng, vận hành

     Ứng dụng họp trực tuyến có thể cài đặt được ở các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy tính. Giao diện ứng dụng thân thiện, dễ dàng sử dụng.

Các ứng ụng họp phổ biến hiện nay: Zoom Cloud Meeting; Skype; Google Hangout Meet; Lifesize; Gotomeeting